Merge branch 'ge/2024-05-19-annual'HEADmaster

1 files changed, 233 insertions, 0 deletions

diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
new file mode 100644
index 0000000..1ab0f18
--- /dev/null
+++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
@@ -0,0 +1,233 @@
+% Styrelsens arbetssätt -- lång version
+% Friposts styrelse
+% 19 maj 2024
+
+Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i
+styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet.
+
+#### Inledning
+
+Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern
+dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
+
+Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och
+uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera
+följande:
+
+ * Vad är transparens?
+ * Vilka är styrelsens uppgifter?
+ * Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
+
+Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som
+mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte
+nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över
+innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa
+drastiska förändring.
+
+Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2)
+årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med
+en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom
+styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan
+medlemmar och föreningen.
+
+Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för
+detta förslaget.
+
+En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en
+tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring
+med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod.
+
+#### Arbetssättet hittills
+
+Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b)
+stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d)
+genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll.
+
+Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få
+uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra
+för verksamhetsberättandet.
+
+Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss
+bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation
+av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt.
+
+#### Historisk analys
+
+Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har
+styrelsen successivt förlorat takten.
+
+Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse
+kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till
+avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en
+jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och
+aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå.
+
+Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor
+utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden
+också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis
+varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi
+förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter
+(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta.
+Däremot har arbetssättet med projektledning varit
+betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna
+när själva protokollskrivaruppgiften passats runt.
+
+Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens
+kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på
+efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort
+årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma.
+
+Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens
+kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på
+styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det
+mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som
+rapporteras.
+
+Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är
+längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det
+mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena.
+
+#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025
+
+Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad
+från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill
+också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten.
+
+Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla
+beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i
+rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi
+(5) avlägsna stående dagordningspunkter.
+
+Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av
+styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en
+arbetsutskottsuppgift.
+
+Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka
+efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar
+att underlätta detta.
+
+#### Årshjul
+
+Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med
+särskilt syfte och dagordning därefter:
+
+ 1. Konstituering (Q2)
+    * Konstituera styrelsen
+    * Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån
+    * Schema och kalendarium -- 15 mån
+ 2. Besättning (Q3)
+    * Kommittéer
+    * Aktivitetsansvariga -- 15 mån
+    * Insatser (debattartiklar, material, etc)
+ 3. Materiell (Q4)
+    * Teknisk utveckling och drift
+    * Profilmaterial
+    * Pedagogiskt material
+ 4. Årsmötet (Q1)
+    * Berättelser: resultat och verksamhet
+    * Planer: budget och verksamhetsplaner
+    * Valberedning
+
+Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför
+respektive styrelsemöte och även inför årsmötet.
+
+#### Arbetsordning
+
+På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i
+linje med föreliggande anteckningar.
+
+##### Styrelsens ansvarsområden
+
+Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar:
+
+ * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens
+ * Hålla pulsen -- kalendariet
+ * Ekonomi
+ * Upprätthålla verksamheten:
+    * *teknik* -- utveckling och drift
+    * *folkbildning* -- aktiviteter
+    * *propaganda* -- material och debatter
+ * Rekrytering
+
+##### Vad vi uppnår
+
+Med en arbetsordning uppnås en tydlighet:
+
+ * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och
+   uppföljning
+ * Mellan kommittéer och styrelsen
+ * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i
+   relation till föreningen
+
+Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket
+kommer gå bra!
+
+Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som
+t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information,
+uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den
+aktviteten.[^1]
+
+[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i
+      överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet
+      beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift,
+      marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån
+      tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler,
+      o.s.v).
+
+#### Sammanhållning
+
+Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det
+på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
+vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan
+få stora konsekvenser.
+
+Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata
+konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala
+skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som
+håller ihop styrelsen?
+
+Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala
+aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen
+tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar?
+
+Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och
+också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års-
+eller styrelsmöte.
+
+Detta ska noteras i arbetsordningen.
+
+#### Framtiden och mål
+
+Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig
+kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell
+kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den.
+
+Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens
+verksamhetspolicy (årsmötesbeslut).
+
+Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de
+aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska
+styrelsen påminna dem.
+
+#### Hur kan man bidra i föreningen
+
+Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts
+medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med
+följande dimensioner:
+
+ * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt?
+
+ * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där
+   Fripost kan presenteras?
+
+ * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant
+   fysiskt, materiellt och intellektuellt)?
+
+ * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn?
+
+ * Tid och engagemang -- var finns marginaler?
+
+Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en
+innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi
+hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens
+aktiviteter?