1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
229
230
231
232
233
|
% Styrelsens arbetssätt -- lång version
% Friposts styrelse
% 19 maj 2024
Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i
styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet.
#### Inledning
Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern
dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och
uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera
följande:
* Vad är transparens?
* Vilka är styrelsens uppgifter?
* Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som
mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte
nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över
innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa
drastiska förändring.
Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2)
årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med
en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom
styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan
medlemmar och föreningen.
Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för
detta förslaget.
En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en
tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring
med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod.
#### Arbetssättet hittills
Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b)
stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d)
genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll.
Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få
uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra
för verksamhetsberättandet.
Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss
bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation
av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt.
#### Historisk analys
Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har
styrelsen successivt förlorat takten.
Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse
kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till
avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en
jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och
aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå.
Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor
utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden
också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis
varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi
förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter
(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta.
Däremot har arbetssättet med projektledning varit
betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna
när själva protokollskrivaruppgiften passats runt.
Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens
kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på
efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort
årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma.
Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens
kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på
styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det
mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som
rapporteras.
Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är
längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det
mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena.
#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025
Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad
från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill
också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten.
Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla
beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i
rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi
(5) avlägsna stående dagordningspunkter.
Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av
styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en
arbetsutskottsuppgift.
Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka
efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar
att underlätta detta.
#### Årshjul
Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med
särskilt syfte och dagordning därefter:
1. Konstituering (Q2)
* Konstituera styrelsen
* Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån
* Schema och kalendarium -- 15 mån
2. Besättning (Q3)
* Kommittéer
* Aktivitetsansvariga -- 15 mån
* Insatser (debattartiklar, material, etc)
3. Materiell (Q4)
* Teknisk utveckling och drift
* Profilmaterial
* Pedagogiskt material
4. Årsmötet (Q1)
* Berättelser: resultat och verksamhet
* Planer: budget och verksamhetsplaner
* Valberedning
Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför
respektive styrelsemöte och även inför årsmötet.
#### Arbetsordning
På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i
linje med föreliggande anteckningar.
##### Styrelsens ansvarsområden
Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar:
* Demokrati, inkl. dokumentation och transparens
* Hålla pulsen -- kalendariet
* Ekonomi
* Upprätthålla verksamheten:
* *teknik* -- utveckling och drift
* *folkbildning* -- aktiviteter
* *propaganda* -- material och debatter
* Rekrytering
##### Vad vi uppnår
Med en arbetsordning uppnås en tydlighet:
* Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och
uppföljning
* Mellan kommittéer och styrelsen
* Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i
relation till föreningen
Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket
kommer gå bra!
Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som
t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information,
uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den
aktviteten.[^1]
[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i
överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet
beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift,
marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån
tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler,
o.s.v).
#### Sammanhållning
Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det
på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan
få stora konsekvenser.
Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata
konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala
skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som
håller ihop styrelsen?
Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala
aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen
tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar?
Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och
också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års-
eller styrelsmöte.
Detta ska noteras i arbetsordningen.
#### Framtiden och mål
Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig
kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell
kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den.
Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens
verksamhetspolicy (årsmötesbeslut).
Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de
aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska
styrelsen påminna dem.
#### Hur kan man bidra i föreningen
Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts
medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med
följande dimensioner:
* Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt?
* Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där
Fripost kan presenteras?
* Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant
fysiskt, materiellt och intellektuellt)?
* Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn?
* Tid och engagemang -- var finns marginaler?
Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en
innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi
hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens
aktiviteter?
|
