1 files changed, 97 insertions, 53 deletions
diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
index 6dc2e44..1ab0f18 100644
--- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
+++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
@@ -8,35 +8,38 @@ styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet.
 #### Inledning
 
 Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern
-dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
+dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
 
 Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och
 uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera
 följande:
 
  * Vad är transparens?
- * Vad gör styrelsen?
+ * Vilka är styrelsens uppgifter?
  * Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
 
-Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i
-olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan
-är moget för nästa drastiska förändring.
+Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som
+mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte
+nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över
+innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa
+drastiska förändring.
 
 Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2)
-årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan
-hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen,
-mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och
-föreningen.
+årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med
+en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom
+styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan
+medlemmar och föreningen.
 
-Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn.
+Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för
+detta förslaget.
 
-Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation
-som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster
-som del av vår metod.
+En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en
+tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring
+med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod.
 
-#### Nuvarande arbetssätt
+#### Arbetssättet hittills
 
-Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b)
+Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b)
 stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d)
 genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll.
 
@@ -44,34 +47,45 @@ Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få
 uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra
 för verksamhetsberättandet.
 
-Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär
-"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning
-har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för
-projekt.
+Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss
+bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation
+av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt.
 
 #### Historisk analys
 
 Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har
-styrelse successivt förlorat takten.
-
-Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b)
-olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har
-varit missriktade och lett till ökat arbete.
-
-Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en
-flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta
-operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt
-avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens
-arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den
-"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna.
-
-Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det
-händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för
-etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett
-operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för
-att drivas på styrelsens sittande möten.
-
-I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena.
+styrelsen successivt förlorat takten.
+
+Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse
+kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till
+avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en
+jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och
+aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå.
+
+Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor
+utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden
+också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis
+varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi
+förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter
+(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta.
+Däremot har arbetssättet med projektledning varit
+betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna
+när själva protokollskrivaruppgiften passats runt.
+
+Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens
+kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på
+efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort
+årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma.
+
+Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens
+kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på
+styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det
+mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som
+rapporteras.
+
+Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är
+längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det
+mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena.
 
 #### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025
 
@@ -145,23 +159,40 @@ Med en arbetsordning uppnås en tydlighet:
  * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i
    relation till föreningen
 
-Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra!
+Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket
+kommer gå bra!
+
+Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som
+t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information,
+uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den
+aktviteten.[^1]
+
+[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i
+      överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet
+      beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift,
+      marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån
+      tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler,
+      o.s.v).
 
 #### Sammanhållning
 
 Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det
-på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
-arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora
-konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler
-etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen?
+på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
+vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan
+få stora konsekvenser.
+
+Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata
+konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala
+skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som
+håller ihop styrelsen?
 
 Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala
 aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen
 tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar?
 
-Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon
-social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller
-styrelsmöte.
+Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och
+också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års-
+eller styrelsmöte.
 
 Detta ska noteras i arbetsordningen.
 
@@ -180,10 +211,23 @@ styrelsen påminna dem.
 
 #### Hur kan man bidra i föreningen
 
-Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna:
+Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts
+medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med
+följande dimensioner:
+
+ * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt?
+
+ * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där
+   Fripost kan presenteras?
+
+ * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant
+   fysiskt, materiellt och intellektuellt)?
+
+ * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn?
+
+ * Tid och engagemang -- var finns marginaler?
 
- * Ekonomi -- kapital?
- * Miljö för nyrekrytering?
- * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)?
- * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät?
- * Tid och engagemang?
+Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en
+innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi
+hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens
+aktiviteter?