diff options
| -rw-r--r-- | annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 150 |
1 files changed, 97 insertions, 53 deletions
diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md index 6dc2e44..1ab0f18 100644 --- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -8,35 +8,38 @@ styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. #### Inledning Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern -dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. +dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig. Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera följande: * Vad är transparens? - * Vad gör styrelsen? + * Vilka är styrelsens uppgifter? * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? -Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i -olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan -är moget för nästa drastiska förändring. +Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som +mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte +nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över +innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa +drastiska förändring. Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) -årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan -hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, -mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och -föreningen. +årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med +en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom +styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan +medlemmar och föreningen. -Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn. +Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för +detta förslaget. -Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation -som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster -som del av vår metod. +En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en +tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring +med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod. -#### Nuvarande arbetssätt +#### Arbetssättet hittills -Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b) +Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b) stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. @@ -44,34 +47,45 @@ Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra för verksamhetsberättandet. -Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär -"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning -har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för -projekt. +Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss +bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation +av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt. #### Historisk analys Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har -styrelse successivt förlorat takten. - -Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) -olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har -varit missriktade och lett till ökat arbete. - -Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en -flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta -operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt -avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens -arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den -"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna. - -Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det -händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för -etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett -operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för -att drivas på styrelsens sittande möten. - -I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena. +styrelsen successivt förlorat takten. + +Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse +kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till +avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en +jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och +aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå. + +Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor +utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden +också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis +varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi +förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter +(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta. +Däremot har arbetssättet med projektledning varit +betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna +när själva protokollskrivaruppgiften passats runt. + +Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens +kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på +efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort +årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma. + +Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens +kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på +styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det +mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som +rapporteras. + +Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är +längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det +mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena. #### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 @@ -145,23 +159,40 @@ Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen -Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! +Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket +kommer gå bra! + +Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som +t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information, +uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den +aktviteten.[^1] + +[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i + överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet + beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift, + marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån + tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler, + o.s.v). #### Sammanhållning Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det -på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och -arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora -konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler -etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen? +på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och +vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan +få stora konsekvenser. + +Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata +konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala +skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som +håller ihop styrelsen? Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? -Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon -social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller -styrelsmöte. +Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och +också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års- +eller styrelsmöte. Detta ska noteras i arbetsordningen. @@ -180,10 +211,23 @@ styrelsen påminna dem. #### Hur kan man bidra i föreningen -Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: +Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts +medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med +följande dimensioner: + + * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt? + + * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där + Fripost kan presenteras? + + * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant + fysiskt, materiellt och intellektuellt)? + + * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn? + + * Tid och engagemang -- var finns marginaler? - * Ekonomi -- kapital? - * Miljö för nyrekrytering? - * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? - * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? - * Tid och engagemang? +Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en +innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi +hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens +aktiviteter? |