Annual 2024. Complete from SRE, notes on board procedure

Together GE and SRE proof read and drastically modified the longer
discussion notes version of the on board procedures documents. See
email thread.

1 files changed, 97 insertions, 53 deletions

diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
index 6dc2e44..1ab0f18 100644
--- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
+++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
@@ -8,35 +8,38 @@ styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet.
 #### Inledning
 
 Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern
-dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
+dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
 
 Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och
 uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera
 följande:
 
  * Vad är transparens?
- * Vad gör styrelsen?
+ * Vilka är styrelsens uppgifter?
  * Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
 
-Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i
-olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan
-är moget för nästa drastiska förändring.
+Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som
+mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte
+nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över
+innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa
+drastiska förändring.
 
 Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2)
-årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan
-hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen,
-mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och
-föreningen.
+årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med
+en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom
+styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan
+medlemmar och föreningen.
 
-Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn.
+Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för
+detta förslaget.
 
-Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation
-som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster
-som del av vår metod.
+En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en
+tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring
+med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod.
 
-#### Nuvarande arbetssätt
+#### Arbetssättet hittills
 
-Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b)
+Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b)
 stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d)
 genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll.
 
@@ -44,34 +47,45 @@ Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få
 uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra
 för verksamhetsberättandet.
 
-Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär
-"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning
-har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för
-projekt.
+Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss
+bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation
+av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt.
 
 #### Historisk analys
 
 Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har
-styrelse successivt förlorat takten.
-
-Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b)
-olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har
-varit missriktade och lett till ökat arbete.
-
-Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en
-flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta
-operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt
-avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens
-arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den
-"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna.
-
-Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det
-händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för
-etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett
-operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för
-att drivas på styrelsens sittande möten.
-
-I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena.
+styrelsen successivt förlorat takten.
+
+Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse
+kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till
+avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en
+jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och
+aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå.
+
+Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor
+utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden
+också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis
+varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi
+förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter
+(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta.
+Däremot har arbetssättet med projektledning varit
+betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna
+när själva protokollskrivaruppgiften passats runt.
+
+Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens
+kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på
+efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort
+årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma.
+
+Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens
+kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på
+styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det
+mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som
+rapporteras.
+
+Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är
+längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det
+mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena.
 
 #### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025
 
@@ -145,23 +159,40 @@ Med en arbetsordning uppnås en tydlighet:
  * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i
    relation till föreningen
 
-Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra!
+Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket
+kommer gå bra!
+
+Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som
+t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information,
+uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den
+aktviteten.[^1]
+
+[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i
+      överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet
+      beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift,
+      marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån
+      tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler,
+      o.s.v).
 
 #### Sammanhållning
 
 Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det
-på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
-arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora
-konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler
-etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen?
+på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
+vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan
+få stora konsekvenser.
+
+Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata
+konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala
+skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som
+håller ihop styrelsen?
 
 Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala
 aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen
 tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar?
 
-Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon
-social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller
-styrelsmöte.
+Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och
+också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års-
+eller styrelsmöte.
 
 Detta ska noteras i arbetsordningen.
 
@@ -180,10 +211,23 @@ styrelsen påminna dem.
 
 #### Hur kan man bidra i föreningen
 
-Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna:
+Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts
+medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med
+följande dimensioner:
+
+ * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt?
+
+ * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där
+   Fripost kan presenteras?
+
+ * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant
+   fysiskt, materiellt och intellektuellt)?
+
+ * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn?
+
+ * Tid och engagemang -- var finns marginaler?
 
- * Ekonomi -- kapital?
- * Miljö för nyrekrytering?
- * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)?
- * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät?
- * Tid och engagemang?
+Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en
+innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi
+hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens
+aktiviteter?