diff options
Diffstat (limited to 'annual/2024/notes')
| -rw-r--r-- | annual/2024/notes/2024-05-15.md | 51 | ||||
| -rw-r--r-- | annual/2024/notes/Makefile | 3 | ||||
| -rw-r--r-- | annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 233 |
3 files changed, 287 insertions, 0 deletions
diff --git a/annual/2024/notes/2024-05-15.md b/annual/2024/notes/2024-05-15.md new file mode 100644 index 0000000..4fadfd5 --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/2024-05-15.md @@ -0,0 +1,51 @@ +% Anteckningar inför årsmötet +% Friposts styrelse +% 15 maj 2024 + +# Till verksamhetsberättelsen + +Protokoll + + * ge/2024-01-25-board + * 14 sep, LJO sekreterare + * 2 nov, Lola + +# Om styrelsen processer + +Hur ska vi nå våra mål om dokumentation och transparens? + +Årshjul + +Möten med specifika syften, t.ex: + + * Årsmöte i maj + * Konstituerande möte (Q2) + - Konstituera styrelsen + - Spika Styrelsens mötesdatum t.o.m. nästa konstituerande möte + - Spika kalendariet för året + * Aktivitetsplanering (Q3) + - Beslut av ansvariga för aktiviteter + * Något annat (Q4) etc. + * Årsmötesplanering (Q5) + +Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid och tillgänglig för + +Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader för + +Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna. + +Protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera. detta. + +2a 4e torsdagen arbetsträffar + +## Kitt + +Cilos vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet. Fripost är en bräcklig förening m.a.p. ... + +## Protokollen + +Varför går vi igenom dem? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet. Efterföljande möte är egentligen för sent för uppföljning ändå. + +## arbetsordning + +En arbetsordning som ökar sammanhållningen lyfter styrelsen processer utan att ske på bekostad av transparensen. diff --git a/annual/2024/notes/Makefile b/annual/2024/notes/Makefile new file mode 100644 index 0000000..52deafe --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/Makefile @@ -0,0 +1,3 @@ +REPORTS = $(basename $(wildcard *.md)) +ROOT = $(shell git rev-parse --show-toplevel) +include $(ROOT)/lib/Makefile diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md new file mode 100644 index 0000000..1ab0f18 --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -0,0 +1,233 @@ +% Styrelsens arbetssätt -- lång version +% Friposts styrelse +% 19 maj 2024 + +Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i +styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. + +#### Inledning + +Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern +dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig. + +Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och +uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera +följande: + + * Vad är transparens? + * Vilka är styrelsens uppgifter? + * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? + +Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som +mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte +nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över +innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa +drastiska förändring. + +Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) +årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med +en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom +styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan +medlemmar och föreningen. + +Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för +detta förslaget. + +En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en +tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring +med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod. + +#### Arbetssättet hittills + +Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b) +stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) +genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. + +Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få +uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra +för verksamhetsberättandet. + +Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss +bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation +av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt. + +#### Historisk analys + +Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har +styrelsen successivt förlorat takten. + +Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse +kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till +avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en +jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och +aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå. + +Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor +utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden +också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis +varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi +förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter +(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta. +Däremot har arbetssättet med projektledning varit +betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna +när själva protokollskrivaruppgiften passats runt. + +Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens +kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på +efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort +årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma. + +Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens +kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på +styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det +mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som +rapporteras. + +Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är +längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det +mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena. + +#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 + +Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad +från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill +också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. + +Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla +beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i +rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi +(5) avlägsna stående dagordningspunkter. + +Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av +styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en +arbetsutskottsuppgift. + +Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka +efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar +att underlätta detta. + +#### Årshjul + +Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med +särskilt syfte och dagordning därefter: + + 1. Konstituering (Q2) + * Konstituera styrelsen + * Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån + * Schema och kalendarium -- 15 mån + 2. Besättning (Q3) + * Kommittéer + * Aktivitetsansvariga -- 15 mån + * Insatser (debattartiklar, material, etc) + 3. Materiell (Q4) + * Teknisk utveckling och drift + * Profilmaterial + * Pedagogiskt material + 4. Årsmötet (Q1) + * Berättelser: resultat och verksamhet + * Planer: budget och verksamhetsplaner + * Valberedning + +Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför +respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. + +#### Arbetsordning + +På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i +linje med föreliggande anteckningar. + +##### Styrelsens ansvarsområden + +Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar: + + * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens + * Hålla pulsen -- kalendariet + * Ekonomi + * Upprätthålla verksamheten: + * *teknik* -- utveckling och drift + * *folkbildning* -- aktiviteter + * *propaganda* -- material och debatter + * Rekrytering + +##### Vad vi uppnår + +Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: + + * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och + uppföljning + * Mellan kommittéer och styrelsen + * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i + relation till föreningen + +Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket +kommer gå bra! + +Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som +t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information, +uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den +aktviteten.[^1] + +[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i + överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet + beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift, + marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån + tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler, + o.s.v). + +#### Sammanhållning + +Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det +på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och +vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan +få stora konsekvenser. + +Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata +konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala +skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som +håller ihop styrelsen? + +Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala +aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen +tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? + +Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och +också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års- +eller styrelsmöte. + +Detta ska noteras i arbetsordningen. + +#### Framtiden och mål + +Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig +kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell +kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. + +Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens +verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). + +Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de +aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska +styrelsen påminna dem. + +#### Hur kan man bidra i föreningen + +Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts +medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med +följande dimensioner: + + * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt? + + * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där + Fripost kan presenteras? + + * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant + fysiskt, materiellt och intellektuellt)? + + * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn? + + * Tid och engagemang -- var finns marginaler? + +Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en +innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi +hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens +aktiviteter? |