Meeting, Jul 2024. Copy write minutes and provide excerpt

Also add excerpt and archiving to Makefile

4 files changed, 76 insertions, 51 deletions

diff --git a/board/2024/2024-07-06/Makefile b/board/2024/2024-07-06/Makefile
index c2a8a4e..3eb4249 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/Makefile
+++ b/board/2024/2024-07-06/Makefile
@@ -1,4 +1,15 @@
 MINUTES = minutes agenda
 POLICY = board-procedures
+EXCERPTS = excerpt   # minute excerpt from encryptede markdown
+
+PDF = 2024-07-06-board  # are archived
+
+ALL = agenda.pdf 2024-07-06-board.pdf 2024-07-06-board-excerpt.pdf
 
 include lib/Makefile
+
+2024-07-06-board.pdf: minutes.pdf board-procedures.pdf on-board-procedures.pdf
+	pdftk $^ cat output $@
+
+2024-07-06-board-excerpt.pdf: excerpt.pdf
+	pdftk $^ cat output $@
diff --git a/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg b/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg
new file mode 100644
index 0000000..18f82d2
--- /dev/null
+++ b/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg
diff --git a/board/2024/2024-07-06/minutes.md b/board/2024/2024-07-06/minutes.md
index 50ba88c..b877734 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/minutes.md
+++ b/board/2024/2024-07-06/minutes.md
@@ -1,118 +1,129 @@
-% Konstituerande styrelsemöte
-% Fripost
-% 6 jul 2024
-
 Tid och plats
 
- : Kl 17, Språkbanken
+ : Kl 17, Språkbanken, Göteborg
 
 Deltagare
 
- : LJO, SRE, LM, GE, AW (av och till på distans)
+ : LJO, SRE, LM, GE, AW (på distans under beslutspunkter`:
+   § \ref{open}, § \ref{proc}, § \ref{dates}`{=latex})
+
+Bilagor
+
+ :  
+   1. Friposts styrelse, "Arbetsordning"
+   2. Friposts styrelse, "Styrelsens arbetssätt -- lång version"
 
-# Mötets öppnande
+# Mötesformalia {#open}
 
-Mötet öppnades
+Mötet öppnades.
 
-SRE, GE, LJO
+Till mötesordförande valdes SRE, till sekreterare GE och till justeringsperson LJO.
 
-Dagordningen fastställdes enligt utskick.
+Dagordningen fastställdes enligt utskick med tillägg` av  § \ref{work}`{=latex}.
 
 # Styrelsens konstituering
 
-Styrelsens fastslogs enligt förslag.
+Styrelsen fastslogs enligt förslag: LJO utsågs till kassör och GE till sekreterare.
 
-   2. Kassör -- LJO
-   1. Sekreterare -- GE
-   3. Firmateckning -- ordförande och kassör i förening.
+Styrelsen 2024 består således av Stian Rødven-Eide (ordförande), Leif-Jöran Olsson (kassör), Gustav Eek (sekreterare), Lola Möller (ledamot) och Anders Westerström (ledamot).
 
 # Firmateckning
 
 Firman tecknas av ordförande och kassör, två i förening.
 
-I bankens utdrag ska det "företrädare" = firmatecknare, "verklig företrädare" = ordföradnde.
-
-Vi ska ha ett utdrag av protokollet.
+Vi ska ha ett utdrag av protokollet för bankernas räkning. I utdraget ska vi använda "företrädare" (motsv. *firmatecknare*), "verklig företrädare" (motsv. *ordföradnde*). Firmatecknarnas personnummer ska framgå.
 
 # Årsmötetsprotokollet
 
-Mötet gick igenom protokollet, verksamhetsplanen och verksamhetspolicyn.
-
-Notera fokusområden: (a) att skriva debattartikel, (b) arbeta med profilmaterialet, och (c) upprätta en arbetsordning för styrelsen i linje med rapport. Ett förslag till arbetsordning finns till detta möte. Profilmaterialet kommer diskuteras på styrelse möte 3.
+Mötet gick igenom protokollet från årsmötet, verksamhetsplanen och verksamhetspolicyn.
 
-Från verksamhetspolicyn konstaterades att (a) dokumentfrihetsdagen, (b) Första maj, (c) programvarufrihetsdagen kvarstår.
+Notera fokusområden: (a) att skriva debattartikel, (b) arbeta med profilmaterialet, och (c) upprätta en arbetsordning för styrelsen i linje med rapporten "Styrelsens arbetssätt". Ett förslag till arbetsordning finns till detta möte. Profilmaterialet kommer diskuteras på styrelse tredje möte.
 
-Från fester konstaterades att Vinterfest och dokumentfrihetsdagen med fördel kan sammanfalla.
+Från verksamhetspolicyn konstaterades att (a) dokumentfrihetsdagen, (b) Första maj och (c) programvarufrihetsdagen kvarstår. Övriga återkommande dagar utgår 2024. Från fester konstaterades att vi med fördel kan låta dokumentfrihetsdagen sammanfalla med föreningens vinterfest.
 
 Löpande aktiviteter och metoder är sådant som vi ska ha i åtanke.
 
-# Ny arbetsordning
-
-SRE föredrog förslaget. **Beslut**: Förslaget till arbetsordning antogs enhälligt.
+# Styrelsen arbetsordning {#proc}
 
-**Beslut**: Årsmötet ska användas för att inhämta återkoppling kring styrelsens arbetsordning och -sätt. En beskrivning ska noteras i verksamhetsberättelsen.
+SRE föredrog förslaget. **Beslut**: Förslaget till styrelsens arbetsordning antogs enhälligt.
 
-Den beslutade arbetsordnigen biläggs protokollet.
+Mötet beslutade också att årsmötet ska användas för att inhämta återkoppling kring styrelsens arbetsordning och -sätt. En beskrivning ska noteras i verksamhetsberättelsen.
 
-Diskusisonsunderlaget bilades protokollet.
+Den beslutade arbetsordnigen är bilagd protokollet. Även styrelsen diskusisonsunderlag är bilagd protokollet.
 
 # Utskott och kommittéer
 
-Ett arbetsutskott (AU) utsågs enl. arbetsordningen.
+Ett arbetsutskott (AU) utsågs, bestående av SRE och GE, enl. stående förslag i arbetsordningen.
 
 Ett medlemsadministrationsutskott utsågs, bestående av LJO och GE.
 
-Att utse kommittéer är lämpligt om det används. Lite stort att fråga aning att vara festkommitté för alla fester. Dock fester som projekt är kortsiktigt.
+Mötet noterade att utse kommittéer är lämpligt om de används. Lite stort att fråga någon enskild att vara festkommitté för alla fester. Dock noterades det kortsiktiga att driva fester som projekt.
 
-I närtid har Fripost försökt formera en jämställdhetskommitté. Styrelsen vill åter upprätta en sådan med utgångspunkt i tidigare årsmötesbeslut.
+I närtid har Fripost försökt formera en jämställdhetskommitté. Styrelsen vill åter upprätta en sådan med utgångspunkt i tidigare årsmötesbeslut. Ett utskick ska göras på medlemslistan i likhet med SRE:s från juni 2022.
 
-Besluta att ersätta social-mediaansvarig (HJ) med en social-mediakommitté bestående av HJ och GE.
+Mötet beslutade att ersätta social-mediaansvarig (Henrietta Johansson) med en social-mediakommitté bestående av HJ och GE.
 
 Notera att administratörersrollen redan är etablerad och tas upp i stadgar.
 
-# Datum för styrelse- och årsmöŧe
+# Datum för års- och styrelsemöten {#dates}
 
-Styrelsemöten beslutades enligt förslag:
+Styrelsemöten beslutades, onsdagar kl 17.30--19.30 på Språkbanken:
 
- * Styrelsemöte Q3: onsdag 18 september, kl 17.30--19.30, Språkbanken
- * Styrelsemöte Q4: onsdag 27 november, kl 17.30--19.30, Språkbanken
- * Styrelsemöte Q1: onsdag 19 februari, kl 17.30--19.30, Språkbanken
- * Styrelsemöte Q2: onsdag 28 maj, kl 17.30--19.30, Språkbanken
+ * Q3: onsdag 18 september 2024
+ * Q4: onsdag 27 november 2024
+ * Q1: onsdag 19 februari 2025
+ * Q2: onsdag 28 maj 2025
 
-Årsmöte beslutades enligt förslag:
+Årsmöte beslutades enligt förslag, på Språkbanken:
 
  * Årsmöte: söndag 11 maj, fika kl 13, möte 14--17
 
 # Datum för verkstäder och fester
 
- * Sensommarfest: lördag 24 augusti, kl 13--21
- * Julfest: lördag 7 december, kl 16--22
- * Vinterfest: lördag 29 mars, kl 14--20
- * Årsmötesfest: söndag 11 maj, fika kl 13, möte 14--17
- * Sensommarfest: lördag 30 aug, kl 13--21
+Föreningens fester:
+
+ * Sensommarfest: lördag 24 augusti 2024, kl 13--21
+ * Julfest: lördag 7 december 2024, kl 16--22
+ * Vinterfest: lördag 29 mars 2025, kl 14--20
+ * Årsmötesfest: söndag 11 maj 2025, kl 17
+ * Sensommarfest: lördag 30 aug 2025, kl 13--21
 
 Dagar:
 
- * Programvarufrihetsdagen 2024 (21/9): kl 14--20
- * Dokumentfrihetsdagen (26/3) (samkört med med vinterfest): lördag 29 mars
- * Första maj: torsdag 1 maj
- * Programvarufrihetsdagen 2025 (20/9): kl 14--20
+ * Programvarufrihetsdagen 2024 (21/9): lördag 21 september, kl 14--20
+ * Dokumentfrihetsdagen (26/3) (samkört med med vinterfest): lördag 29 mars 2025
+ * Första maj: torsdag 1 maj 2025
+ * Programvarufrihetsdagen 2025 (20/9): lördag 20 september 2025, kl 14--20
 
-# Löpande arbetsträffar och sociala träffar
+# Löpande arbetsträffar och sociala träffar {#work}
 
-Mötet bestämde också att ha löpande arbets- och sociala träffar varje månad. Mönstret bibehålls om andra och fjärde veckan i månanden:
+Mötet bestämde också att ha löpande arbetsträffar och sociala träffar varje månad. Mönstret bibehålls om andra och fjärde veckan i månanden:
 
  * Sociala träffar: andra onsdagen i månaden, kl 17.30
  * Arbetsträffar: fjärde onsdagen i månaden, kl 17.30
 
 Styrelsemöten har företräde.
 
+Friposts medlemmar är självklart välkomna att närvara på styrelsemöten. Formen för inadjungering beslutas på mötet. Medlemmar uppmanas anmäla deltagande i förväg.
+
+För styrelsens arbetsträffar behövs i allmänhet lung och ro för planerade arbetsuppgifter.
+
+Medlemmar är dock välkomna att delta på styrelsens sociala träffar, även detta med föranmälan.
+
 Efter att protokollet publicerats och wikin uppdatersts ska delgivning av ovan mönster också göras på medlemslistan.
 
 # Övriga frågor
 
 Inga övriga frågor.
 
-# Mötets avslutades
+# Mötets avslutande
+
+Mötet avslutades.
+
 
 
+```{=latex}
+\signatureline{Gustav Eek, mötessekreterare}
+\hfill
+\signatureline{Leif-Jöran Olsson, justeringsperson}
+```
diff --git a/board/2024/2024-07-06/minutes.yml b/board/2024/2024-07-06/minutes.yml
new file mode 100644
index 0000000..051537b
--- /dev/null
+++ b/board/2024/2024-07-06/minutes.yml
@@ -0,0 +1,3 @@
+title: Styrelsemöte
+author: Fripost
+date: 6 jul 2024