Annual 2024. Copy write notes into board procedures report

1 files changed, 126 insertions, 0 deletions

diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
new file mode 100644
index 0000000..3703bf5
--- /dev/null
+++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md
@@ -0,0 +1,126 @@
+% Styrelsens arbetssätt -- rapport utifrån revisorns frågeställningar
+% Friposts styrelse
+% 19 maj 2024
+
+#### Inledning
+
+Mål om transparens, demokrati, intern dokumentation. Förenings
+verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
+
+Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens
+processer. Vi behöver vidare problematisera:
+
+ * Vad är transparens?
+ * Vad gör styrelsen?
+ * Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
+
+Inte samsyn: inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Inte rädda för det. Redo för nästa drastiska förändring.
+
+Anta en styrelseprocess som är strategisk med årshjul som bas. Upprätta arbetsordning för styrelsen. Hoppas uppnå tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen.
+
+Tacksam för återkoppling från revisorn.
+
+Fripost är inte en tjänst. Förenigen är en kamporganisation för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vårt budskap.
+
+#### Styrelsens nuvarande arbetssätt
+
+Täta möten med stående dagordning. Närmast projektledningsmöten. Rapporter muntligen på sittande möten. Diskussionsprotokoll.
+
+Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete
+som i stor utsträckning har landat på föreningens sekreterare. Naturligt i projekt.
+
+Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet.
+
+#### Historik
+
+Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten.
+
+Vi har varierat, minimal styrelse kontra stor styrelse. Olika försök till arbetsdelning. Avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete; sekreteraren har egentligen inte behövt avlastning i sina operativa uppgifter.
+
+Grundproblemet. Snedvridna incitament för rapportering -- tyngdpunkten har varit de formella. Med stående dagordning. Det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt.
+
+Föreningens verksamhet är för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken är det redan så föreningen jobbar.
+
+#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025
+
+Definiera styrelsens uppgift till strategisk och koppla från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten.
+
+Styrelsemöten ska vara bekräftade beslut på arbete som redan utförts. Specifika syften. Inga stående dagordningspunkter. Rapporter och utvärdering begränsat till mötets syfte. 
+
+Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Efterföljande möte är ändå för sent för uppföljning. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift.
+
+#### Årshjul
+
+Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning
+därefter:
+
+ 1. Konstituering (Q2)
+    * Konstituera styrelsen
+    * Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån
+    * Schema och kalendarium -- 15 mån
+ 2. Besättning (Q3)
+    * Kommittéer
+    * Aktivitetsansvariga -- 15 mån
+    * Insatser (debattartiklar, material, etc)
+ 3. Materiell (Q4)
+    * Teknisk utveckling och drift
+    * Profilmaterial
+    * Pedagogiskt material
+ 4. Årsmötet (Q1)
+    * Berättelser: resultat och verksamhet
+    * Planer: budget och verksamhetsplaner
+    * Valberedning
+
+Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför
+respektive styrelsemöte och även inför årsmötet.
+
+#### Arbetsordning
+
+På konstituerande möte, besluta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande rapport.
+
+Vidhålla protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera detta.
+
+#### Styrelsens ansvarsområden
+
+ * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens
+ * Hålla pulsen -- kalendariet
+ * Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda*
+ * Rekrytering
+
+#### Vad vi uppnår
+
+Med sådan uppnå en tydlighet:
+
+ * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning
+ * Mellan kommittéer och styrelsen
+ * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen
+
+Ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra!
+
+#### Sammanhållning
+
+Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även vår hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet?
+
+Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid vilka ska vara tillgängliga för medlemmar?
+
+Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader med års- eller styrelsmöte.
+
+Detta ska noteras i arbetsordningen.
+
+#### Framtiden och mål
+
+Rekrytering och inskolning. Tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den.
+
+Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut).
+
+Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna.
+
+#### Hur kan man bidra i föreningen
+
+Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna:
+
+ * Ekonomi -- kapital?
+ * Miljö för nyrekrytering?
+ * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)?
+ * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät?
+