1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
|
% Styrelsens arbetssätt -- lång version
% Friposts styrelse
% 19 maj 2024
Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i
styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet.
#### Inledning
Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern
dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och
uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera
följande:
* Vad är transparens?
* Vad gör styrelsen?
* Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i
olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan
är moget för nästa drastiska förändring.
Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2)
årshjul som bas och (3) upprätta arbetsordning för styrelsen. Med en sådan
hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen,
mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och
föreningen.
Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn.
Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation
som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster
som del av vår metod.
#### Nuvarande arbetssätt
Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b)
stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d)
genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll.
Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få
uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra
för verksamhetsberättandet.
Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär
"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning
har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för
projekt.
#### Historisk analys
Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har
styrelse successivt förlorat takten.
Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b)
olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har
varit missriktade och lett till ökat arbete.
Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en
flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta
operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt
avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens
arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den
"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna.
Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det
händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för
etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett
operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för
att drivas på styrelsens sittande möten.
I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena.
#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025
Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad
från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill
också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten.
Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla
beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i
rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi
(5) avlägsna stående dagordningspunkter.
Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av
styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en
arbetsutskottsuppgift.
Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka
efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar
att underlätta detta.
#### Årshjul
Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med
särskilt syfte och dagordning därefter:
1. Konstituering (Q2)
* Konstituera styrelsen
* Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån
* Schema och kalendarium -- 15 mån
2. Besättning (Q3)
* Kommittéer
* Aktivitetsansvariga -- 15 mån
* Insatser (debattartiklar, material, etc)
3. Materiell (Q4)
* Teknisk utveckling och drift
* Profilmaterial
* Pedagogiskt material
4. Årsmötet (Q1)
* Berättelser: resultat och verksamhet
* Planer: budget och verksamhetsplaner
* Valberedning
Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför
respektive styrelsemöte och även inför årsmötet.
#### Arbetsordning
På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i
linje med föreliggande anteckningar.
##### Styrelsens ansvarsområden
Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar:
* Demokrati, inkl. dokumentation och transparens
* Hålla pulsen -- kalendariet
* Ekonomi
* Upprätthålla verksamheten:
* *teknik* -- utveckling och drift
* *folkbildning* -- aktiviteter
* *propaganda* -- material och debatter
* Rekrytering
##### Vad vi uppnår
Med en arbetsordning uppnås en tydlighet:
* Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och
uppföljning
* Mellan kommittéer och styrelsen
* Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i
relation till föreningen
Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra!
#### Sammanhållning
Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det
på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och
arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora
konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler
etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen?
Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala
aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen
tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar?
Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon
social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller
styrelsmöte.
Detta ska noteras i arbetsordningen.
#### Framtiden och mål
Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig
kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell
kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den.
Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens
verksamhetspolicy (årsmötesbeslut).
Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de
aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska
styrelsen påminna dem.
#### Hur kan man bidra i föreningen
Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna:
* Ekonomi -- kapital?
* Miljö för nyrekrytering?
* Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)?
* Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät?
|
