1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
|
% Styrelsens arbetssätt -- rapport utifrån revisorns frågeställningar
% Friposts styrelse
% 19 maj 2024
#### Inledning
Mål om transparens, demokrati, intern dokumentation. Förenings
verksamhet som sådan är ändamålsenlig.
Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens
processer. Vi behöver vidare problematisera:
* Vad är transparens?
* Vad gör styrelsen?
* Vad innebär medlemmarnas egenansvar?
Inte samsyn: inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Inte rädda för det. Redo för nästa drastiska förändring.
Anta en styrelseprocess som är strategisk med årshjul som bas. Upprätta arbetsordning för styrelsen. Hoppas uppnå tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen.
Tacksam för återkoppling från revisorn.
Fripost är inte en tjänst. Förenigen är en kamporganisation för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vårt budskap.
#### Styrelsens nuvarande arbetssätt
Täta möten med stående dagordning. Närmast projektledningsmöten. Rapporter muntligen på sittande möten. Diskussionsprotokoll.
Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete
som i stor utsträckning har landat på föreningens sekreterare. Naturligt i projekt.
Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet.
#### Historik
Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten.
Vi har varierat, minimal styrelse kontra stor styrelse. Olika försök till arbetsdelning. Avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete; sekreteraren har egentligen inte behövt avlastning i sina operativa uppgifter.
Grundproblemet. Snedvridna incitament för rapportering -- tyngdpunkten har varit de formella. Med stående dagordning. Det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt.
Föreningens verksamhet är för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken är det redan så föreningen jobbar.
#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025
Definiera styrelsens uppgift till strategisk och koppla från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten.
Styrelsemöten ska vara bekräftade beslut på arbete som redan utförts. Specifika syften. Inga stående dagordningspunkter. Rapporter och utvärdering begränsat till mötets syfte.
Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Efterföljande möte är ändå för sent för uppföljning. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift.
#### Årshjul
Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning
därefter:
1. Konstituering (Q2)
* Konstituera styrelsen
* Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån
* Schema och kalendarium -- 15 mån
2. Besättning (Q3)
* Kommittéer
* Aktivitetsansvariga -- 15 mån
* Insatser (debattartiklar, material, etc)
3. Materiell (Q4)
* Teknisk utveckling och drift
* Profilmaterial
* Pedagogiskt material
4. Årsmötet (Q1)
* Berättelser: resultat och verksamhet
* Planer: budget och verksamhetsplaner
* Valberedning
Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför
respektive styrelsemöte och även inför årsmötet.
#### Arbetsordning
På konstituerande möte, besluta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande rapport.
Vidhålla protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera detta.
#### Styrelsens ansvarsområden
* Demokrati, inkl. dokumentation och transparens
* Hålla pulsen -- kalendariet
* Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda*
* Rekrytering
#### Vad vi uppnår
Med sådan uppnå en tydlighet:
* Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning
* Mellan kommittéer och styrelsen
* Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen
Ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra!
#### Sammanhållning
Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även vår hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet?
Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid vilka ska vara tillgängliga för medlemmar?
Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader med års- eller styrelsmöte.
Detta ska noteras i arbetsordningen.
#### Framtiden och mål
Rekrytering och inskolning. Tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den.
Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut).
Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna.
#### Hur kan man bidra i föreningen
Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna:
* Ekonomi -- kapital?
* Miljö för nyrekrytering?
* Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)?
* Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät?
|
