8 files changed, 217 insertions, 56 deletions
diff --git a/board/2024/2024-07-06/Makefile b/board/2024/2024-07-06/Makefile
index f42ba37..3eb4249 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/Makefile
+++ b/board/2024/2024-07-06/Makefile
@@ -1,6 +1,15 @@
 MINUTES = minutes agenda
 POLICY = board-procedures
+EXCERPTS = excerpt   # minute excerpt from encryptede markdown
 
-ROOT = $(shell git rev-parse --show-toplevel)
+PDF = 2024-07-06-board  # are archived
 
-include $(ROOT)/lib/Makefile
+ALL = agenda.pdf 2024-07-06-board.pdf 2024-07-06-board-excerpt.pdf
+
+include lib/Makefile
+
+2024-07-06-board.pdf: minutes.pdf board-procedures.pdf on-board-procedures.pdf
+	pdftk $^ cat output $@
+
+2024-07-06-board-excerpt.pdf: excerpt.pdf
+	pdftk $^ cat output $@
diff --git a/board/2024/2024-07-06/agenda.md b/board/2024/2024-07-06/agenda.md
index 2a7d536..a1fb1cb 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/agenda.md
+++ b/board/2024/2024-07-06/agenda.md
@@ -1,19 +1,21 @@
 
 Konstituerande styrelsemöte:
 
-1. Mötets öppnande
+1. Mötesformalia
    1. Mötets öppnande
    2. Val av ordförande, sekreterare och justeringsperson
    3. Fastställande av dagordning
 2. Styrelsens konstituering
-   2. Kassör
    1. Sekreterare
-   3. Firmateckning
-3. Utskott och kommittéer
-4. Nästa årsmötesdatum
-3. Styrelsens möteskalender t.o.m. nästa års konstituerande styrelsemöte
-5. Föreningens aktivitetskalendarium 15 mån
-6. Styrelsen arbetsordning
+   2. Kassör
+3. Firmateckning
+4. Årsmötesprotokollet
+5. Styrelsen arbetsordning
+6. Utskott och kommittéer
+7. Nästa årsmötesdatum och styrelsens möteskalender t.o.m. nästa års konstituerande styrelsemöte
+5. Föreningens aktivitetskalendarium 15 mån framåt
 7. Övriga frågor
 8. Mötets avslutande
 
+Styrelsen bestämde också att ha löpande arbets- och sociala träffar varje månad. Tider för dessa bör också beslutas.
+
diff --git a/board/2024/2024-07-06/agenda.yml b/board/2024/2024-07-06/agenda.yml
index 8313380..2dbb354 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/agenda.yml
+++ b/board/2024/2024-07-06/agenda.yml
@@ -1,3 +1,3 @@
-title: Dagordning
+title: Dagordning Styrelsemöte
 author: Fripost
-date: 1 jun 2024
+date: 6 juli 2024
diff --git a/board/2024/2024-07-06/board-procedures.md b/board/2024/2024-07-06/board-procedures.md
index e24e295..5fda463 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/board-procedures.md
+++ b/board/2024/2024-07-06/board-procedures.md
@@ -1,68 +1,91 @@
-# Möten
+Detta är Friposts styrelses arbetsordning. Den upprättar styrelsens generella processer och arbetssätt samt ett årshjul för styrelsens sammanträden. Under året skall Fripost ha fyra styrelsemöten och ett årsmöte.
 
-Under året skall Fripost ha fyra styrelsemöten och ett årsmöte. En dagordning för varje av möten skall vara planerat i förväg, men kan alltid avvikas från vid behov.
+Allmänt gällande möten:
 
-* Det är styrelsen gemensamma ansvar att underlätta att protokollen görs tillgängliga enligt stadgar
+* En dagordning med punkter enligt nedan skall förberedas för varje möte
+* Materialet ska vara klart senast en vecka inför mötet
 * Alla föredragningar skall utgå ifrån att utsänt material är inläst
+* Det är styrelsen gemensamma ansvar att underlätta att protokollen görs tillgängliga enligt stadgar
 * Mellan styrelsemöten skall styrelsen se till att beslut förbereds och följs upp
-* (När skall materialet vara klart inför mötet)
 
+Styrelsen ska upprätta ett arbetsutskott (AU) bestående av ordföranden och sekreteraren om inte annat särskilt bestäms. AU:s uppgift är att förbereda och följa upp styrelsens beslut.
 
-# Årsmötet skall äga rum i maj/juni
+Föreningens operativa arbete ska ske i styrelsen, utskott, kommittéer och andra konstellationer av medlemmar mellan styrelsemötena.
 
-**Förberedelser:**
+# Konstituerande styrelsemöte under sommaren, senast i juli
 
-* Justera materialet enligt sista möte
-* Kallelse
-* Ordna fika
+#### Att behandla
+
+* Konstituering, dvs. kassör, sekreterare och firmateckning ska utses
+* Fastställande av utskott och kommittéer
+* Fastställande av datum för de fyra nästa styrelsemötena samt årsmötet
+* Fastställandet av föreningens aktivitetskalendarium för 15 månader
+* Årsmötesprotokollet
+* Genomförandeplan för de uppdrag som styrelsen fått genom årsmötet
+* Justering av styrelsens arbetsordning
+
+#### Förberedelser
+
+AU ska föbereda beslutsförslag för ovan punkter.
 
-# Ett konstituerande styrelsemöte skall äga rum efter årsmötet, och senast i juli månad
+#### Uppföljning
 
-**På det konstituerande styrelsemötet skall styrelsen:**
+Kalendariet ska justeras och en uppdaterad arbetsordning publiceras.
 
-* konstituera sig: kassör, sekretärare och firmateckning
-* fastställa utskott och kommittéer
-* fastställa datum och dagordning för de fyra nästa styrelsemöten samt nästa årsmöte
-* gå genom årsmötesprotokollet
-* fastställa en genomförandeplan för de uppdrag som styrelsen fått genom årsmötet
-* fastställa föreningens aktivitetskalendarium för 15 månader fram i tid
-* justera styrelsens arbetsordning
+# Styrelsemöte under hösten om aktiviteter, senast i september
 
-**Förberedelser:**
+#### Att behandla
 
-* Beslutsförslag för ovan punkter
+* Konkretisering av schemalagda aktiviteter
+* Konkretisering av andra aktiviteter (som debattartiklar, presentationer o.d.)
+* Beslut om ansvariga för de olika aktiviteterna och konkretisering av dessas mandat
 
-# Ett styrelsemöte skall äga rum efter sommaren, och senast i september månad
+#### Förberedelser
 
-**På detta mötet skall styrelsen:**
+Att inhämta frivilliga medlemmar för genomföranden av ovan punkter måste ske förberedande för mötet och är styrelsens gemensamma ansvar.
 
-* konkretisera aktiviteter fram till nästa årsmöte
-* både aktivitetsdagar och andra aktiviteter (som debattartiklar, presentationer o.d.)
-* utse ansvariga för de olika aktiviteterna och konkretisera dessas mandat
+#### Uppföljning
 
-**Förberedelser:**
+Att bekräfta med ansvariga, stötta genomförandet och följa upp utfallet av föreningens aktiviteter är styrelsens gemensamma ansvar. Arbetet ska ske kontinuerligt under året.
 
-* Inhämta frivilliga medlemmar för genomföranden av ovan punkter
+# Styrelsemöte under vintern om teknik och material, senast i december
 
-# Ett styrelsemöte skall äga rum under höst/vinter, och senast i december månad
+#### Att behandla
 
-**På detta mötet skall styrelsen:**
+* Redovisning av teknisk utveckling och drift
+* Beslut om profilmaterial och pedagogiskt material
 
-* redovisa teknisk utveckling och drift
-* besluta om profilmaterial och pedagogiskt material
+#### Förberedelser
 
-**Förberedelser:**
+AU ska inhämta rapporter och önskningar från administratörer och övriga berörda kommittéer och grupper.
 
-* inhämta rapporter och önskningar från administratörer
+#### Uppföljning
 
-# Ett styrelsemöte skall äga rum under våren, senast en månad innan årsmötet
+Att bekräfta med ansvariga, stötta genomförandet är styrelsens gemensamma ansvar. Arbetet ska ske kontinuerligt under året.
 
-**På detta mötet skall styrelsen:**
+# Styrelsemöte under våren för årsslutet, senast en månad innan årsmötet
 
-* förbereda inför årsmötet
+#### Att behandla
 
-**Förberedelser:**
+* Årsmötet
+* Verksamhetsberättelse
+* Ekonomisk berättelse
+* Budget
+* Verksamhetsplan
+* Valberedning
+* Styrelsens propositioner
+* Inkomna motioner
 
-* skriv berättelser: resultat och verksamhet
-* skriv planer: budget och verksamhetsplaner
-* kom med valberedningsresultat
+#### Förberedelser
+
+Styrelsen ska arbeta kollektivt med att skriva berättelser (resultat och verksamhet) och planer (budget och verksamhetsplaner) samt vid behov genomföra valberedning. AU ska sammanställa detta arbete.
+
+# Årsmöte i maj eller juni
+
+#### Att förbereda
+
+* Material, justerat, enligt sista mötet
+* Sammanträden för att stödja revision
+* Kallelse
+* Material, inhämtat från revisor och valberedning
+* Fika
+\ No newline at end of file
diff --git a/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg b/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg
new file mode 100644
index 0000000..18f82d2
--- /dev/null
+++ b/board/2024/2024-07-06/excerpt.md.gpg
diff --git a/board/2024/2024-07-06/lib b/board/2024/2024-07-06/lib
new file mode 120000
index 0000000..a5bc743
--- /dev/null
+++ b/board/2024/2024-07-06/lib
@@ -0,0 +1 @@
+../../../lib
+\ No newline at end of file
diff --git a/board/2024/2024-07-06/minutes.md b/board/2024/2024-07-06/minutes.md
index c45b2b2..22bb985 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/minutes.md
+++ b/board/2024/2024-07-06/minutes.md
@@ -1,3 +1,129 @@
-% Konstituerande styrelsemöte
-% Fripost
-% 1 jun 2024
+Tid och plats
+
+ : Kl 17, Språkbanken, Göteborg
+
+Deltagare
+
+ : LJO, SRE, LM, GE, AW (på distans under beslutspunkter`:
+   § \ref{open}, § \ref{proc}, § \ref{dates}`{=latex})
+
+Bilagor
+
+ :  
+   1. Friposts styrelse, "Arbetsordning"
+   2. Friposts styrelse, "Styrelsens arbetssätt -- lång version"
+
+# Mötesformalia {#open}
+
+Mötet öppnades.
+
+Till mötesordförande valdes SRE, till sekreterare GE och till justeringsperson LJO.
+
+Dagordningen fastställdes enligt utskick med tillägg` av  § \ref{work}`{=latex}.
+
+# Styrelsens konstituering
+
+Styrelsen fastslogs enligt förslag: LJO utsågs till kassör och GE till sekreterare.
+
+Styrelsen 2024 består således av Stian Rødven-Eide (ordförande), Leif-Jöran Olsson (kassör), Gustav Eek (sekreterare), Lola Möller (ledamot) och Anders Westerström (ledamot).
+
+# Firmateckning
+
+Firman tecknas av ordförande och kassör, två i förening.
+
+Vi ska ha ett utdrag av protokollet för bankernas räkning. I utdraget ska vi använda "företrädare" (motsv. *firmatecknare*), "verklig företrädare" (motsv. *ordförande*). Firmatecknarnas personnummer ska framgå.
+
+# Årsmötesprotokollet
+
+Mötet gick igenom protokollet från årsmötet, verksamhetsplanen och verksamhetspolicyn.
+
+Notera fokusområden: (a) att skriva debattartikel, (b) arbeta med profilmaterialet, och (c) upprätta en arbetsordning för styrelsen i linje med rapporten "Styrelsens arbetssätt". Ett förslag till arbetsordning finns till detta möte. Profilmaterialet kommer diskuteras på styrelsemötet den 27 november.
+
+Från verksamhetspolicyn konstaterades att (a) dokumentfrihetsdagen, (b) Första maj och (c) programvarufrihetsdagen kvarstår. Övriga återkommande dagar utgår 2024. Från fester konstaterades att vi med fördel kan låta dokumentfrihetsdagen sammanfalla med föreningens vinterfest.
+
+Löpande aktiviteter och metoder är sådant som vi ska ha i åtanke.
+
+# Styrelsen arbetsordning {#proc}
+
+SRE föredrog förslaget. **Beslut**: Förslaget till styrelsens arbetsordning antogs enhälligt.
+
+Mötet beslutade också att årsmötet ska användas för att inhämta återkoppling kring styrelsens arbetsordning och -sätt. En beskrivning ska noteras i verksamhetsberättelsen.
+
+Den beslutade arbetsordnigen är bilagd protokollet. Även styrelsens diskussionsunderlag är bilagd protokollet.
+
+# Utskott och kommittéer
+
+Ett arbetsutskott (AU) utsågs, bestående av SRE och GE, enl. stående förslag i arbetsordningen.
+
+Ett medlemsadministrationsutskott utsågs, bestående av LJO och GE.
+
+Mötet noterade att utse kommittéer är lämpligt om de används. Lite stort att fråga någon enskild att vara festkommitté för alla fester. Dock noterades det kortsiktiga att driva fester som projekt.
+
+I närtid har Fripost försökt formera en jämställdhetskommitté. Styrelsen vill åter upprätta en sådan med utgångspunkt i tidigare årsmötesbeslut. Ett utskick ska göras på medlemslistan i likhet med SRE:s från juni 2022.
+
+Mötet beslutade att ersätta social-mediaansvarig (Henrietta Johansson) med en social-mediakommitté bestående av HJ och GE.
+
+Notera att administratörersrollen redan är etablerad och tas upp i stadgar.
+
+# Datum för års- och styrelsemöten {#dates}
+
+Styrelsemöten beslutades, onsdagar kl 17.30--19.30 på Språkbanken:
+
+ * Q3: onsdag 18 september 2024
+ * Q4: onsdag 27 november 2024
+ * Q1: onsdag 19 februari 2025
+ * Q2: onsdag 28 maj 2025
+
+Årsmöte beslutades enligt förslag, på Språkbanken:
+
+ * Årsmöte: söndag 11 maj, fika kl 13, möte 14--17
+
+# Datum för verkstäder och fester
+
+Föreningens fester:
+
+ * Sensommarfest: lördag 24 augusti 2024, kl 13--21
+ * Julfest: lördag 7 december 2024, kl 16--22
+ * Vinterfest: lördag 29 mars 2025, kl 14--20
+ * Årsmötesfest: söndag 11 maj 2025, kl 17
+ * Sensommarfest: lördag 30 aug 2025, kl 13--21
+
+Dagar:
+
+ * Programvarufrihetsdagen 2024 (21/9): lördag 21 september, kl 14--20
+ * Dokumentfrihetsdagen (26/3) (samkört med med vinterfest): lördag 29 mars 2025
+ * Första maj: torsdag 1 maj 2025
+ * Programvarufrihetsdagen 2025 (20/9): lördag 20 september 2025, kl 14--20
+
+# Löpande arbetsträffar och sociala träffar {#work}
+
+Mötet bestämde också att ha löpande arbetsträffar och sociala träffar varje månad. Mönstret bibehålls om andra och fjärde veckan i månanden:
+
+ * Sociala träffar: andra onsdagen i månaden, kl 17.30
+ * Arbetsträffar: fjärde onsdagen i månaden, kl 17.30
+
+Styrelsemöten har företräde.
+
+Friposts medlemmar är självklart välkomna att närvara på styrelsemöten. Formen för inadjungering beslutas på mötet. Medlemmar uppmanas anmäla deltagande i förväg.
+
+För styrelsens arbetsträffar behövs i allmänhet lugn och ro för planerade arbetsuppgifter.
+
+Medlemmar är dock välkomna att delta på styrelsens sociala träffar, även detta med föranmälan.
+
+Efter att protokollet publicerats och wikin uppdaterats ska delgivning av ovan mönster också göras på medlemslistan.
+
+# Övriga frågor
+
+Inga övriga frågor.
+
+# Mötets avslutande
+
+Mötet avslutades.
+
+
+
+```{=latex}
+\signatureline{Gustav Eek, mötessekreterare}
+\hfill
+\signatureline{Leif-Jöran Olsson, justeringsperson}
+```
diff --git a/board/2024/2024-07-06/minutes.yml b/board/2024/2024-07-06/minutes.yml
index 2f5e450..051537b 100644
--- a/board/2024/2024-07-06/minutes.yml
+++ b/board/2024/2024-07-06/minutes.yml
@@ -1,3 +1,3 @@
 title: Styrelsemöte
 author: Fripost
-date: 1 jun 2024
+date: 6 jul 2024