diff options
| -rw-r--r-- | annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 146 | ||||
| -rw-r--r-- | annual/2024/shortest-procedures.md | 89 |
2 files changed, 193 insertions, 42 deletions
diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md index 3703bf5..afa22b4 100644 --- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -1,58 +1,101 @@ -% Styrelsens arbetssätt -- rapport utifrån revisorns frågeställningar +% Styrelsens arbetssätt -- lång version % Friposts styrelse % 19 maj 2024 +Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i +styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. + #### Inledning -Mål om transparens, demokrati, intern dokumentation. Förenings -verksamhet som sådan är ändamålsenlig. +Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern +dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. -Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens -processer. Vi behöver vidare problematisera: +Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och +uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera +följande: * Vad är transparens? * Vad gör styrelsen? * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? -Inte samsyn: inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Inte rädda för det. Redo för nästa drastiska förändring. +Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i +olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan +är moget för nästa drastiska förändring. + +Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) +årshjul som bas och (3) upprätta arbetsordning för styrelsen. Med en sådan +hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, +mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och +föreningen. -Anta en styrelseprocess som är strategisk med årshjul som bas. Upprätta arbetsordning för styrelsen. Hoppas uppnå tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen. +Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn. -Tacksam för återkoppling från revisorn. +Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation +som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster +som del av vår metod. -Fripost är inte en tjänst. Förenigen är en kamporganisation för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vårt budskap. +#### Nuvarande arbetssätt -#### Styrelsens nuvarande arbetssätt +Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b) +stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) +genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. -Täta möten med stående dagordning. Närmast projektledningsmöten. Rapporter muntligen på sittande möten. Diskussionsprotokoll. +Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få +uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra +för verksamhetsberättandet. -Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete -som i stor utsträckning har landat på föreningens sekreterare. Naturligt i projekt. +Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär +"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning +har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för +projekt. -Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet. +#### Historisk analys -#### Historik +Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har +styrelse successivt förlorat takten. -Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten. +Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) +olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har +varit missriktade och lett till ökat arbete. -Vi har varierat, minimal styrelse kontra stor styrelse. Olika försök till arbetsdelning. Avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete; sekreteraren har egentligen inte behövt avlastning i sina operativa uppgifter. +Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en +flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta +operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt +avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens +arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den +"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna. -Grundproblemet. Snedvridna incitament för rapportering -- tyngdpunkten har varit de formella. Med stående dagordning. Det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt. +Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det +händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för +etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett +operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för +att drivas på styrelsens sittande möten. -Föreningens verksamhet är för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken är det redan så föreningen jobbar. +I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena. -#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025 +#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 -Definiera styrelsens uppgift till strategisk och koppla från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. +Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad +från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill +också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. -Styrelsemöten ska vara bekräftade beslut på arbete som redan utförts. Specifika syften. Inga stående dagordningspunkter. Rapporter och utvärdering begränsat till mötets syfte. +Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla +beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i +rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi +(5) avlägsna stående dagordningspunkter. -Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Efterföljande möte är ändå för sent för uppföljning. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift. +Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av +styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en +arbetsutskottsuppgift. + +Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka +efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar +att underlätta detta. #### Årshjul -Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning -därefter: +Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med +särskilt syfte och dagordning därefter: 1. Konstituering (Q2) * Konstituera styrelsen @@ -71,49 +114,69 @@ därefter: * Planer: budget och verksamhetsplaner * Valberedning -Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför +Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. #### Arbetsordning -På konstituerande möte, besluta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande rapport. +På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i +linje med föreliggande anteckningar. -Vidhålla protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera detta. +##### Styrelsens ansvarsområden -#### Styrelsens ansvarsområden +Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar: * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens * Hålla pulsen -- kalendariet - * Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda* + * Ekonomi + * Upprätthålla verksamheten: + * *teknik* -- utveckling och drift + * *folkbildning* -- aktiviteter + * *propaganda* -- material och debatter * Rekrytering -#### Vad vi uppnår +##### Vad vi uppnår -Med sådan uppnå en tydlighet: +Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: - * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning + * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och + uppföljning * Mellan kommittéer och styrelsen - * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen + * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i + relation till föreningen -Ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! +Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! #### Sammanhållning -Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även vår hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet? +Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det +på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och +arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora +konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler +etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen? -Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid vilka ska vara tillgängliga för medlemmar? +Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala +aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen +tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? -Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader med års- eller styrelsmöte. +Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon +social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller +styrelsmöte. Detta ska noteras i arbetsordningen. #### Framtiden och mål -Rekrytering och inskolning. Tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. +Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig +kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell +kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. -Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). +Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens +verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). -Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna. +Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de +aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska +styrelsen påminna dem. #### Hur kan man bidra i föreningen @@ -123,4 +186,3 @@ Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: * Miljö för nyrekrytering? * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? - diff --git a/annual/2024/shortest-procedures.md b/annual/2024/shortest-procedures.md new file mode 100644 index 0000000..400846b --- /dev/null +++ b/annual/2024/shortest-procedures.md @@ -0,0 +1,89 @@ +% Styrelsens arbetssätt -- sammanfattning utifrån revisorns frågeställningar +% Friposts styrelse +% 19 maj 2024 + +Fripost har högt ställda mål om transparens, demokrati och intern dokumentation: + + * Vad är transparens? + * Vad gör styrelsen? + * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? + + Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. + +Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens processer. + +Föreslår en styrelseprocess: + + * Strategisk + * Årshjul som bas + * Upprätta arbetsordning för styrelsen + +Fripost är inte en tjänst utan en förening verkar för samhällsförändring. + +---- + +Nuvarande arbetssätt: täta möten, stående dagordning (projektledning), rapporter muntligen, etc. + +Lämpligt fram till 2019. + +Utvärderat: (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. + +Grundproblemet. Föreningen är för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt. + +--- + +#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025 + + * Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten + * Styrelsemöten -- specifika syften + * Inga stående dagordningspunkter + * Kontinuerlig projektledning mellan möten + +Arbetsordning: + + * På konstituerande möte + * I linje med dessa noter + +#### Årshjul + +Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning +därefter: + + 1. Konstituering (Q2) -- mötesdatum och kalendarium + 2. Besättning (Q3) -- kommittéer, aktivitetsansvariga, insatser + 3. Materiell (Q4) -- teknisk utveckling och drift, profilmaterial, etc. + 4. Årsmötet (Q1) -- berättelser, budget och verksamhetsplaner, valberedning + +Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför +respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. + +#### Styrelsens ansvarsområden + + * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens + * Hålla pulsen -- kalendariet + * Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda* + * Rekrytering + +Med sådan uppnå en tydlighet: inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen, mellan föreningens medlemmar + +Sammanhållning + + * En bräcklig förening (på folks sin fritid, hållbarhet, hälsa) + * Hur kan vi åstadkomma kittet? + * Behålla arbetsträffar och enkom sociala träffar (vissa för medlemmar) + * t.ex. två gånger per månad + +#### Framtiden och mål + + * Rekrytering och inskolning + * Tillse tillräcklig kompetens + * Behövs en verksamhetspolicy (årsmötesbeslut)? + * Rapporter från aktiviteter -- rakt in i wikin -- aktivitetsansvarigas ansvar + +Hur kan man bidra i föreningen? Kompetensinventering bland medlemmarna: + + * Ekonomi -- kapital? + * Miljö för nyrekrytering? + * Arbetsförmåga -- (vålds)kapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? + * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? + |