% Styrelsens arbetssätt -- lång version % Friposts styrelse % 19 maj 2024 Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. #### Inledning Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera följande: * Vad är transparens? * Vad gör styrelsen? * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan är moget för nästa drastiska förändring. Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen. Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn. Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod. #### Nuvarande arbetssätt Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b) stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra för verksamhetsberättandet. Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för projekt. #### Historisk analys Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten. Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete. Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den "dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna. Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena. #### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi (5) avlägsna stående dagordningspunkter. Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift. Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar att underlätta detta. #### Årshjul Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning därefter: 1. Konstituering (Q2) * Konstituera styrelsen * Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån * Schema och kalendarium -- 15 mån 2. Besättning (Q3) * Kommittéer * Aktivitetsansvariga -- 15 mån * Insatser (debattartiklar, material, etc) 3. Materiell (Q4) * Teknisk utveckling och drift * Profilmaterial * Pedagogiskt material 4. Årsmötet (Q1) * Berättelser: resultat och verksamhet * Planer: budget och verksamhetsplaner * Valberedning Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. #### Arbetsordning På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande anteckningar. ##### Styrelsens ansvarsområden Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar: * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens * Hålla pulsen -- kalendariet * Ekonomi * Upprätthålla verksamheten: * *teknik* -- utveckling och drift * *folkbildning* -- aktiviteter * *propaganda* -- material och debatter * Rekrytering ##### Vad vi uppnår Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning * Mellan kommittéer och styrelsen * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! #### Sammanhållning Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen? Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller styrelsmöte. Detta ska noteras i arbetsordningen. #### Framtiden och mål Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna dem. #### Hur kan man bidra i föreningen Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: * Ekonomi -- kapital? * Miljö för nyrekrytering? * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? * Tid och engagemang?