From c62a3957fc25887a305eba85984346d6ebd10a7a Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Wed, 15 May 2024 20:03:20 +0200 Subject: Annual 2024. In board meeting, write operational plan and notes --- annual/2024/notes/2024-05-15.md | 51 +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 1 file changed, 51 insertions(+) create mode 100644 annual/2024/notes/2024-05-15.md (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/2024-05-15.md b/annual/2024/notes/2024-05-15.md new file mode 100644 index 0000000..4fadfd5 --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/2024-05-15.md @@ -0,0 +1,51 @@ +% Anteckningar inför årsmötet +% Friposts styrelse +% 15 maj 2024 + +# Till verksamhetsberättelsen + +Protokoll + + * ge/2024-01-25-board + * 14 sep, LJO sekreterare + * 2 nov, Lola + +# Om styrelsen processer + +Hur ska vi nå våra mål om dokumentation och transparens? + +Årshjul + +Möten med specifika syften, t.ex: + + * Årsmöte i maj + * Konstituerande möte (Q2) + - Konstituera styrelsen + - Spika Styrelsens mötesdatum t.o.m. nästa konstituerande möte + - Spika kalendariet för året + * Aktivitetsplanering (Q3) + - Beslut av ansvariga för aktiviteter + * Något annat (Q4) etc. + * Årsmötesplanering (Q5) + +Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid och tillgänglig för + +Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader för + +Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna. + +Protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera. detta. + +2a 4e torsdagen arbetsträffar + +## Kitt + +Cilos vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet. Fripost är en bräcklig förening m.a.p. ... + +## Protokollen + +Varför går vi igenom dem? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet. Efterföljande möte är egentligen för sent för uppföljning ändå. + +## arbetsordning + +En arbetsordning som ökar sammanhållningen lyfter styrelsen processer utan att ske på bekostad av transparensen. -- cgit v1.2.3 From 2540e7123e9b44c8bad2cdf748cb0cf91dae4010 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Sat, 18 May 2024 12:06:35 +0200 Subject: Annual 2024. Copy write notes into board procedures report --- annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 126 +++++++++++++++++++++++++++++++ 1 file changed, 126 insertions(+) create mode 100644 annual/2024/notes/on-board-procedures.md (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md new file mode 100644 index 0000000..3703bf5 --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -0,0 +1,126 @@ +% Styrelsens arbetssätt -- rapport utifrån revisorns frågeställningar +% Friposts styrelse +% 19 maj 2024 + +#### Inledning + +Mål om transparens, demokrati, intern dokumentation. Förenings +verksamhet som sådan är ändamålsenlig. + +Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens +processer. Vi behöver vidare problematisera: + + * Vad är transparens? + * Vad gör styrelsen? + * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? + +Inte samsyn: inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Inte rädda för det. Redo för nästa drastiska förändring. + +Anta en styrelseprocess som är strategisk med årshjul som bas. Upprätta arbetsordning för styrelsen. Hoppas uppnå tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen. + +Tacksam för återkoppling från revisorn. + +Fripost är inte en tjänst. Förenigen är en kamporganisation för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vårt budskap. + +#### Styrelsens nuvarande arbetssätt + +Täta möten med stående dagordning. Närmast projektledningsmöten. Rapporter muntligen på sittande möten. Diskussionsprotokoll. + +Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete +som i stor utsträckning har landat på föreningens sekreterare. Naturligt i projekt. + +Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet. + +#### Historik + +Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten. + +Vi har varierat, minimal styrelse kontra stor styrelse. Olika försök till arbetsdelning. Avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete; sekreteraren har egentligen inte behövt avlastning i sina operativa uppgifter. + +Grundproblemet. Snedvridna incitament för rapportering -- tyngdpunkten har varit de formella. Med stående dagordning. Det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt. + +Föreningens verksamhet är för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken är det redan så föreningen jobbar. + +#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025 + +Definiera styrelsens uppgift till strategisk och koppla från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. + +Styrelsemöten ska vara bekräftade beslut på arbete som redan utförts. Specifika syften. Inga stående dagordningspunkter. Rapporter och utvärdering begränsat till mötets syfte. + +Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Efterföljande möte är ändå för sent för uppföljning. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift. + +#### Årshjul + +Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning +därefter: + + 1. Konstituering (Q2) + * Konstituera styrelsen + * Styrelsens mötesdatum och avstämningspunkter -- 15 mån + * Schema och kalendarium -- 15 mån + 2. Besättning (Q3) + * Kommittéer + * Aktivitetsansvariga -- 15 mån + * Insatser (debattartiklar, material, etc) + 3. Materiell (Q4) + * Teknisk utveckling och drift + * Profilmaterial + * Pedagogiskt material + 4. Årsmötet (Q1) + * Berättelser: resultat och verksamhet + * Planer: budget och verksamhetsplaner + * Valberedning + +Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför +respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. + +#### Arbetsordning + +På konstituerande möte, besluta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande rapport. + +Vidhålla protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera detta. + +#### Styrelsens ansvarsområden + + * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens + * Hålla pulsen -- kalendariet + * Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda* + * Rekrytering + +#### Vad vi uppnår + +Med sådan uppnå en tydlighet: + + * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning + * Mellan kommittéer och styrelsen + * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen + +Ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! + +#### Sammanhållning + +Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även vår hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet? + +Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid vilka ska vara tillgängliga för medlemmar? + +Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader med års- eller styrelsmöte. + +Detta ska noteras i arbetsordningen. + +#### Framtiden och mål + +Rekrytering och inskolning. Tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. + +Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). + +Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna. + +#### Hur kan man bidra i föreningen + +Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: + + * Ekonomi -- kapital? + * Miljö för nyrekrytering? + * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? + * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? + -- cgit v1.2.3 From 9b4108c7ebcada98b4920dfcc4df55d05fbce527 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Sun, 19 May 2024 16:27:52 +0200 Subject: Annual 2024. Proof read copy of report on procedures. --- annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 146 ++++++++++++++++++++++--------- 1 file changed, 104 insertions(+), 42 deletions(-) (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md index 3703bf5..afa22b4 100644 --- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -1,58 +1,101 @@ -% Styrelsens arbetssätt -- rapport utifrån revisorns frågeställningar +% Styrelsens arbetssätt -- lång version % Friposts styrelse % 19 maj 2024 +Här följer en sammanställning av anteckningar från diskussioner i +styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. + #### Inledning -Mål om transparens, demokrati, intern dokumentation. Förenings -verksamhet som sådan är ändamålsenlig. +Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern +dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. -Kontinuerligt utvärdera och fortsätta uppdatering av styrelsens -processer. Vi behöver vidare problematisera: +Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och +uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera +följande: * Vad är transparens? * Vad gör styrelsen? * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? -Inte samsyn: inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i olika konstellationer av medlemmar. Inte rädda för det. Redo för nästa drastiska förändring. +Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i +olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan +är moget för nästa drastiska förändring. + +Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) +årshjul som bas och (3) upprätta arbetsordning för styrelsen. Med en sådan +hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, +mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och +föreningen. -Anta en styrelseprocess som är strategisk med årshjul som bas. Upprätta arbetsordning för styrelsen. Hoppas uppnå tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen. +Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn. -Tacksam för återkoppling från revisorn. +Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation +som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster +som del av vår metod. -Fripost är inte en tjänst. Förenigen är en kamporganisation för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster som del av vårt budskap. +#### Nuvarande arbetssätt -#### Styrelsens nuvarande arbetssätt +Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b) +stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) +genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. -Täta möten med stående dagordning. Närmast projektledningsmöten. Rapporter muntligen på sittande möten. Diskussionsprotokoll. +Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få +uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra +för verksamhetsberättandet. -Processen innebär "dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete -som i stor utsträckning har landat på föreningens sekreterare. Naturligt i projekt. +Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär +"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning +har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för +projekt. -Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att följa upp saker som inte gjorts. Bra för verksamhetsberättandet. +#### Historisk analys -#### Historik +Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har +styrelse successivt förlorat takten. -Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har styrelse successivt förlorat takten. +Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) +olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har +varit missriktade och lett till ökat arbete. -Vi har varierat, minimal styrelse kontra stor styrelse. Olika försök till arbetsdelning. Avlastningsförsök. Men de har varit missriktade och lett till ökat arbete; sekreteraren har egentligen inte behövt avlastning i sina operativa uppgifter. +Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en +flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta +operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt +avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens +arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den +"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna. -Grundproblemet. Snedvridna incitament för rapportering -- tyngdpunkten har varit de formella. Med stående dagordning. Det händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett operativt projekt. +Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det +händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för +etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett +operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för +att drivas på styrelsens sittande möten. -Föreningens verksamhet är för omfattande för att drivas på styrelsens sittande möten. I praktiken är det redan så föreningen jobbar. +I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena. -#### Strategiskt arbetssätt fram till 2025 +#### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 -Definiera styrelsens uppgift till strategisk och koppla från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. +Vi vill (1) definiera styrelsens roll som strategisk och frånkopplad +från löpande uppgifter med aktiviteter och administration. Vi vill +också (2) upprätta ett arbetsutskott för styrelsemöten. -Styrelsemöten ska vara bekräftade beslut på arbete som redan utförts. Specifika syften. Inga stående dagordningspunkter. Rapporter och utvärdering begränsat till mötets syfte. +Vi hoppas kunna (3) ge styrelsemöten specifika syften och behandla +beslut på arbete som förberetts mellan mötena, och (4) låta innehåll i +rapporter och utvärdering begränsas till mötets syfte. I mötena bör vi +(5) avlägsna stående dagordningspunkter. -Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av styrelsens möten. Efterföljande möte är ändå för sent för uppföljning. Uppföljningar av styrelsebeslut är en arbetsutskottsuppgift. +Arbete och projektledning ska vara kontinuerligt och oberoende av +styrelsens möten. Uppföljningar av styrelsebeslut är en +arbetsutskottsuppgift. + +Vi bör kunna upprätthålla att protokollen görs tillgängliga en vecka +efter möten (två enligt stadgar). Det är styrelsen gemensamma ansvar +att underlätta detta. #### Årshjul -Fyra styrelsemöten per år med särskilt syfte och dagordning -därefter: +Styrelsen ska upprätta ett årshjul med fyra styrelsemöten per år med +särskilt syfte och dagordning därefter: 1. Konstituering (Q2) * Konstituera styrelsen @@ -71,49 +114,69 @@ därefter: * Planer: budget och verksamhetsplaner * Valberedning -Förutsätter god framförhållning (flera månader) inför +Ett sådant sätt förutsätter god framförhållning (flera månader) inför respektive styrelsemöte och även inför årsmötet. #### Arbetsordning -På konstituerande möte, besluta en arbetsordning för styrelsen i linje med föreliggande rapport. +På konstituerande möte ska vi anta en arbetsordning för styrelsen i +linje med föreliggande anteckningar. -Vidhålla protokoll en vecka efter. Styrelsen gemensamma ansvar att facilitera detta. +##### Styrelsens ansvarsområden -#### Styrelsens ansvarsområden +Sammanfattningsvis är detta styrelsens ansvar: * Demokrati, inkl. dokumentation och transparens * Hålla pulsen -- kalendariet - * Upprätthålla verksamheten: *teknik*, *folkbildning*, *propaganda* + * Ekonomi + * Upprätthålla verksamheten: + * *teknik* -- utveckling och drift + * *folkbildning* -- aktiviteter + * *propaganda* -- material och debatter * Rekrytering -#### Vad vi uppnår +##### Vad vi uppnår -Med sådan uppnå en tydlighet: +Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: - * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och uppföljning + * Inom styrelsen -- formella roller, ledarskap, dokumentation och + uppföljning * Mellan kommittéer och styrelsen - * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen + * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i + relation till föreningen -Ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! +Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! #### Sammanhållning -Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det på sin fritid. Vi är inte så många. Även vår hälsotillstånd och arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora konsekvenser. Risk att vi upprättar vertikaler etc. Hur kan vi åstadkomma kittet? +Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det +på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och +arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora +konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler +etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen? -Sammanhållning mellan möten: arbetsträffar, sociala aktiviteter, datum för det? Vad är styrelsens egen tid vilka ska vara tillgängliga för medlemmar? +Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala +aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen +tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? -Två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon social träff på krogen med undantag de månader med års- eller styrelsmöte. +Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon +social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller +styrelsmöte. Detta ska noteras i arbetsordningen. #### Framtiden och mål -Rekrytering och inskolning. Tillse tillräcklig kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. +Gällande rekrytering och inskolning ska vi tillse tillräcklig +kompetens (max 1/3 nybörjare i en kommitté). Det finns professionell +kompetens i Friposts medlemsbas. Använd den. -Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). +Styrelsens arbetsordning (styrelsebeslut) kan ev. ersätta föreningens +verksamhetspolicy (årsmötesbeslut). -Rapporter från aktiviteter, rakt in i wikin, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska styrelsen påminna. +Rapporter från aktiviteter ska göras rakt in i wikin av de +aktivitetsansvariga, om det inte dykt upp något efter en vecka så ska +styrelsen påminna dem. #### Hur kan man bidra i föreningen @@ -123,4 +186,3 @@ Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: * Miljö för nyrekrytering? * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? - -- cgit v1.2.3 From 332379d966647be60f14498659a2525505167713 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Sun, 19 May 2024 16:27:04 +0200 Subject: Annual 2024. Write meeting minutes from the meeting and correct reports --- annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 3 ++- 1 file changed, 2 insertions(+), 1 deletion(-) (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md index afa22b4..6dc2e44 100644 --- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -23,7 +23,7 @@ olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan är moget för nästa drastiska förändring. Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) -årshjul som bas och (3) upprätta arbetsordning för styrelsen. Med en sådan +årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och föreningen. @@ -186,3 +186,4 @@ Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: * Miljö för nyrekrytering? * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? + * Tid och engagemang? -- cgit v1.2.3 From 43a4a966499d31007239653f211cec6b90c3ac1a Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Sun, 19 May 2024 10:30:12 +0200 Subject: Annual 2024. Update Makefile and add one for notes --- annual/2024/notes/Makefile | 3 +++ 1 file changed, 3 insertions(+) create mode 100644 annual/2024/notes/Makefile (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/Makefile b/annual/2024/notes/Makefile new file mode 100644 index 0000000..52deafe --- /dev/null +++ b/annual/2024/notes/Makefile @@ -0,0 +1,3 @@ +REPORTS = $(basename $(wildcard *.md)) +ROOT = $(shell git rev-parse --show-toplevel) +include $(ROOT)/lib/Makefile -- cgit v1.2.3 From 38dde8a3b37405ea4b989ea8e73e44365bb0cfbd Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Gustav Eek Date: Tue, 28 May 2024 13:11:39 +0200 Subject: Annual 2024. Complete from SRE, notes on board procedure Together GE and SRE proof read and drastically modified the longer discussion notes version of the on board procedures documents. See email thread. --- annual/2024/notes/on-board-procedures.md | 150 ++++++++++++++++++++----------- 1 file changed, 97 insertions(+), 53 deletions(-) (limited to 'annual/2024/notes') diff --git a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md index 6dc2e44..1ab0f18 100644 --- a/annual/2024/notes/on-board-procedures.md +++ b/annual/2024/notes/on-board-procedures.md @@ -8,35 +8,38 @@ styrelsen i olika konstellationer under veckorna innan årsmötet. #### Inledning Fripost har högt ställda mål för transparens, demokrati och intern -dokumentation. Förenings verksamhet som sådan är ändamålsenlig. +dokumentation. Föreningens verksamhet som sådan är ändamålsenlig. Föreningen är ändå i fortsatt behov av kontinuerlig utvärdering och uppdatering av styrelsens processer. Vi behöver vidare problematisera följande: * Vad är transparens? - * Vad gör styrelsen? + * Vilka är styrelsens uppgifter? * Vad innebär medlemmarnas egenansvar? -Vi har inte samsyn, inte i styrelsen, inte i kommittéerna, inte i -olika konstellationer av medlemmar. Föreningen räds inte oliksyn utan -är moget för nästa drastiska förändring. +Uppfattningarna i dessa frågor går isär, så väl inom styrelsen som +mellan olika konstellationer av medlemmar. Vi eftersträvar dock inte +nödvändigtvis samsyn i frågorna, utan reflekterar kontinuerligt över +innebörden. Styrelsen anser nu att föreningen är mogen för nästa +drastiska förändring. Styrelsen vill anta en styrelseprocess som (1) är strategisk med (2) -årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med en sådan -hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar inom styrelsen, -mellan kommittéer och styrelsen och inom mellan medlemmar och -föreningen. +årshjul som bas och (3) upprätta en arbetsordning för styrelsen. Med +en sådan hoppas vi uppnå tillräcklig tydlighet för ansvar (a) inom +styrelsen, (b) mellan kommittéer och styrelsen och (c) mellan +medlemmar och föreningen. -Sammanfattningsvis är vi tacksamma för återkoppling från revisorn. +Vi är tacksamma för återkoppling från revisorn, vilken ligger till grund för +detta förslaget. -Kom ihåg att fripost inte är en tjänst. Förenigen är en organisation -som verkar för samhällsförändring med centrala infrastrukturtjänster -som del av vår metod. +En viktig grundläggande princip är att Fripost inte är en +tjänst. Förenigen är en organisation som verkar för samhällsförändring +med centrala infrastrukturtjänster som del av vår metod. -#### Nuvarande arbetssätt +#### Arbetssättet hittills -Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten med (b) +Styrelsens nuvarande arbetssätt innefattar (a) täta möten, (b) stående dagordning, (c) rapporter muntligen på sittande möten, (d) genomgångar av protokoll och åtgärdlistor, (e) diskussionsprotokoll. @@ -44,34 +47,45 @@ Varför går vi igenom protokoll och åtgärdlistor? Det är för att få uppföljning av sådant som utförts och inte utförts. Det är också bra för verksamhetsberättandet. -Nuvarande arbetssätt utgör i princip projektledning. Processen innebär -"dubbel dokumentation" av aktiviteter. Arbete som i stor utsträckning -har landat på styrelsens sekreterare. Processen är naturlig för -projekt. +Arbetssättet hitintills har varit projektledning. Det har för oss +bland annat inneburit dubbelt arbete med uppföljning och dokumentation +av aktiviteter. En sådan process är naturlig för projekt. #### Historisk analys Arbetssättet har varit lämpligt fram till 2019. Sedan dess har -styrelse successivt förlorat takten. - -Vi har också utvärderat (a) minimal styrelse kontra stor styrelse (b) -olika försök till arbetsdelning och avlastningsförsök. Men de har -varit missriktade och lett till ökat arbete. - -Analyserna är korrekta i det att sekreteraren hade blivit en -flaskhals. Dock har det egentligen inte primärt varit i sina konkreta -operativa uppgifter (t.ex. protokollskrivande) som sekreteraren behövt -avlastning. Det är den projektform (projektledning) som styrelsens -arbetssätt inneburit som har varit betungande. Uppföljning och den -"dubbla dokumentationen" har hamnat mellan stolarna. - -Grundproblemet med stående dagordning för styrelsens arbete är att det -händer för lite mellan gångerna. Föreningen är helt enkelt för -etablerad och dess ledning (styrelsens uppgift) är inte längre ett -operativt projekt. Föreningens verksamhet är också för omfattande för -att drivas på styrelsens sittande möten. - -I praktiken jobbar föreningen redan mestadels mellan styrelsemötena. +styrelsen successivt förlorat takten. + +Vi har under åren tillämpat och utvärderat dels (a) minimal styrelse +kontra stor styrelse och dels (b) olika arbetsdelning och försök till +avlastning inom styrelsen. Syftet med dessa åtgärder har varit att nå en +jämnare arbetsfördelning i föreningen för administration och +aktiviteter och att upprätthålla en hög aktivitetsnivå. + +Arbete med uppföljning, dokumentation och kommunikation hade i stor +utsträckning landat på styrelsens sekreterare. Denna hade med tiden +också blivit en flaskhals. Försök till avlastning har dock delvis +varit missriktade och lett till ökat arbete. I efterhand har vi +förstått att det inte varit m.a.p. konkreta operativa uppgifter +(t.ex. protokollskrivande) som avlastning kunnat göra bäst nytta. +Däremot har arbetssättet med projektledning varit +betungande. Uppföljning och dokumentation har hamnat mellan stolarna +när själva protokollskrivaruppgiften passats runt. + +Bl.a. (a) publicering av mötesdokumentation, (b) föreningens +kalendarum och (c) berättande från aktivietsdagar har hamnat på +efterkälken. Avsaknad av det materialet har också gjort +årsmötesförberedelserna onödigt arbetsamma. + +Ett av grundproblemen är att ha stående dagordning. Föreningens +kontinuerliga verksamhet är för omfattande för att drivas på +styrelsens sittande möten. T.ex. står rapporterna -- vilka tar upp det +mesta av mötestiden -- inte i proportion till den aktivitet som +rapporteras. + +Föreningen är helt enkelt för etablerad och dess ledning bör inte är +längre drivas som ett operativt projekt. Dessutom sker i praktiken det +mesta av föreningens arbete redan mellan styrelsemötena. #### Strategiskt arbetssätt -- första runda till årsmötet 2025 @@ -145,23 +159,40 @@ Med en arbetsordning uppnås en tydlighet: * Inom föreningen -- förväntningar på medlemmars motprestation i relation till föreningen -Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- kommer gå bra! +Processen ställer dock högre krav på styrelsemedlemmarna -- vilket +kommer gå bra! + +Vi föreslår alltså en vertikal ansvarsuppdelning där de som +t.ex. organiserar en aktivitet (vertikal) ansvarar för information, +uppförande, utvärdering och dokumentation (horisontaler) för den +aktviteten.[^1] + +[^1]: Begreppet är vedertaget i verksamhetsstyrningssammanhang och i + överförd bemärkelse i programvaruarkitektur. En verksamhet + beskrivs horisontellt utifrån funktioner (produktion, drift, + marknadsföring, ledning, o.s.v.) och vertikalt utifrån + tillämpning (ex. byggnadföretag: villa, flerbostadshus, lokaler, + o.s.v). #### Sammanhållning Fripost är en bräcklig förening. Alla som arbetar med Fripost gör det -på sin fritid. Vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och -arbetskapacitet är varierande. Små personliga variationer kan få stora -konsekvenser. Det finns också en risk att vi upprättar vertikaler -etc. Hur kan vi åstadkomma kittet som håller ihop styrelsen? +på sin fritid och vi är inte så många. Även våra hälsotillstånd och +vår arbetskapacitet varierar med tiden. Små personliga variationer kan +få stora konsekvenser. + +Det finns också en risk att mer renodlade ansvarsfällt för separata +konstellationer och färre möten leder till att det uppstår vertikala +skott i styrelsen och i föreningen. Hur kan vi åstadkomma kittet som +håller ihop styrelsen? Sammanhållning mellan möten kommer från: arbetsträffar och sociala aktiviteter. Ska vi har fasta datum för det? Vad är styrelsens egen tid och vilka träffar ska vara tillgängliga för medlemmar? -Bibehåll rytmen två gånger per månad (1) arbetsträff och (2) någon -social träff på krogen. Undanta de månader med års- eller -styrelsmöte. +Vi vill bibehålla rytmen två gånger per månad med en arbetsträff och +också någon social träff t.ex. på krogen. Undanta de månader med års- +eller styrelsmöte. Detta ska noteras i arbetsordningen. @@ -180,10 +211,23 @@ styrelsen påminna dem. #### Hur kan man bidra i föreningen -Fripost behöver en kompetensinventering bland medlemmarna: +Vi vet att det finns en bred kompetens bland Friposts +medlemmar. Föreningen behöver en kompetensinventering, förslagsvis med +följande dimensioner: + + * Ekonomi -- var finns kapital att bidra ekonomiskt? + + * Miljö för nyrekrytering -- vilka har kontakter och nätverk där + Fripost kan presenteras? + + * Arbetsförmåga -- hur ska föreningen upprätthålla kampen (humant + fysiskt, materiellt och intellektuellt)? + + * Kompetens -- vilket yrkeskunnande kan komma föreningen till gagn? + + * Tid och engagemang -- var finns marginaler? - * Ekonomi -- kapital? - * Miljö för nyrekrytering? - * Arbetsförmåga -- våldskapital (humant fysiskt, materiellt intellektuellt)? - * Kompetens -- yrkeskunnandet och kontaktnät? - * Tid och engagemang? +Trots denna bredd vet vi att styrelsen, utsedda ansvariga och en +innersta krets aktiva står för det mesta av verksamheten. Hur kan vi +hållbart, genom rekrytering och uppmuntran, expandera föreningens +aktiviteter? -- cgit v1.2.3